মাইক্রোক্রেডিট সেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানগুলো ERP সফটওয়্যারের মাধ্যমে কীভাবে তাদের কার্যক্রম সহজ, দ্রুত, নির্ভুল এবং আধুনিক করতে পারে:
সদস্য ও গ্রুপ ব্যবস্থাপনা:
ERP সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে সদস্য নিবন্ধন ও প্রোফাইল তৈরি এখন আগের চেয়ে অনেক দ্রুত ও সুনির্দিষ্টভাবে সম্পন্ন করা যায়। এটি প্রতিটি সদস্যের নাম, পরিচয়, ঠিকানা, এনআইডি, ছবি ইত্যাদি তথ্য ডিজিটালি সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে। সদস্যদের নির্দিষ্ট গ্রুপে যুক্ত করা, সেন্টারের সাথে তাদের সংযোগ করা এবং গ্রুপ পর্যায়ে উপস্থিতি ট্র্যাক করা ERP-এর মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্ভব হয়। সদস্যের অবস্থা যেমন সক্রিয়, নিষ্ক্রিয় বা ঝরে পড়া – এসব পরিবর্তন তাৎক্ষণিকভাবে আপডেট হয়, যা গ্রুপ পরিচালনাকে আরো সহজ করে তোলে।
ঋণ ব্যবস্থাপনা:
ঋণ প্রদান প্রক্রিয়া ERP সফটওয়্যার ব্যবহারের ফলে পুরোপুরি ডিজিটাল ও স্বয়ংক্রিয় হতে পারে। সদস্যের ঋণের আবেদন জমা দেওয়া থেকে শুরু করে অনুমোদন, বিতরণ এবং কিস্তি আদায় পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ নির্ভুলভাবে পর্যবেক্ষণ করা যায়। ভিন্ন ভিন্ন ঋণ পণ্যের জন্য মেয়াদ, সুদের হার, অনুগ্রহকাল ইত্যাদি কনফিগার করা যায় এবং বিভিন্ন ধরণের ঋণের কিস্তির সময়সূচি অটোমেটিক তৈরি হয়। যদি কোনো সদস্যের ঋণ পুনঃতালিকাভুক্ত বা রিফাইন্যান্স করতে হয়, সেটিও সফটওয়্যারের মাধ্যমে দ্রুত করা যায়।
সঞ্চয় ও আমানত ব্যবস্থাপনা:
ERP সফটওয়্যার সদস্যদের ব্যক্তিগত সঞ্চয় হিসাব তৈরি ও পরিচালনা করতে সহায়তা করে। বাধ্যতামূলক এবং স্বেচ্ছাসেবী সঞ্চয় আলাদাভাবে ট্র্যাক করা যায়, যা সদস্য ও প্রতিষ্ঠান উভয়ের জন্যই স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে। স্বয়ংক্রিয়ভাবে সুদ হিসাব করে সদস্যের হিসাবে জমা দেওয়া যায় এবং নির্দিষ্ট নিয়মে উত্তোলন বা অ্যাকাউন্ট বন্ধ করার প্রক্রিয়াও সফটওয়্যারের মাধ্যমে সুশৃঙ্খলভাবে সম্পন্ন হয়।
হিসাবরক্ষণ ও আর্থিক ব্যবস্থাপনা:
একটি ERP সিস্টেমে দ্বৈত-প্রবেশ পদ্ধতিতে হিসাব সংরক্ষণের ফলে আর্থিক তথ্য আরও নির্ভুল ও নির্ভরযোগ্য হয়। এতে চার্ট অফ অ্যাকাউন্ট, জার্নাল, লেজার, ট্রায়াল ব্যালান্স এবং ফাইন্যান্সিয়াল স্টেটমেন্ট তৈরি করা যায় দ্রুত এবং ত্রুটিমুক্তভাবে। ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন, সম্পদ ও দায় হিসাব, এবং অনুদান বা ঋণের ব্যবস্থাপনাও খুব সহজে করা সম্ভব হয়।
এমআরএ সম্মতি ও প্রতিবেদন:
ERP সফটওয়্যার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে Microcredit Regulatory Authority (MRA)-এর প্রয়োজনীয় কোয়ার্টারলি ও বাৎসরিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা যায়। এটি ঋণ পোর্টফোলিওর স্থিতি, আদায় দক্ষতা, তহবিল ব্যবহারের হিসাব এবং পারফরম্যান্স রিপোর্ট তৈরি করতে সাহায্য করে। কিছু ERP ব্যবস্থা এমআরএ-এর অনলাইন পোর্টালের সাথে সংযুক্ত হয়ে সরাসরি রিপোর্ট জমা দেওয়ার সুবিধাও প্রদান করে।
মানবসম্পদ ও বেতন ব্যবস্থাপনা:
প্রতিটি কর্মীর প্রোফাইল, চাকরির ইতিহাস, প্রশিক্ষণের রেকর্ড এবং কর্মদক্ষতা ERP সিস্টেমে সন্নিবেশিত করা যায়। বেতন প্রদান, কর কর্তন, প্রভিডেন্ট ফান্ড হিসাব এবং ছুটি ব্যবস্থাপনাও অটোমেটেড হয়, যা মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনাকে আরও কার্যকর করে তোলে। কর্মীদের উপস্থিতি এবং কাজের মূল্যায়ন ডিজিটালভাবে ট্র্যাক করা যায়, যা মূল্যায়ন ও উন্নয়ন প্রক্রিয়াকে গতিশীল করে।
ইভেন্টরি ও প্রোকিউরমেন্ট:
ERP সফটওয়্যারের মাধ্যমে অফিস ও মাঠ পর্যায়ের সম্পদ এবং উপকরণের মজুত ও ব্যবহার সহজে পর্যবেক্ষণ করা যায়। কোন শাখায় কোন উপকরণ কতটুকু আছে, কখন অর্ডার করতে হবে—এসব তথ্য পূর্বাভাসের মাধ্যমে জানিয়ে দেয়। ভেন্ডর পরিচালনা, টেন্ডার ব্যবস্থাপনা এবং সম্পদের অবচয় হিসাব করাও ERP-এর মাধ্যমে সহজ হয়।
তথ্য ও বিশ্লেষণ (MIS ও অ্যানালিটিক্স):
ERP সফটওয়্যারে ব্যবস্থাপকদের জন্য একটি শক্তিশালী ড্যাশবোর্ড থাকে যেখানে শাখাভিত্তিক কার্যকারিতা, ঋণ ও সঞ্চয়ের সারাংশ, বাজেট, ভবিষ্যদ্বাণী এবং বিশ্লেষণ দেখা যায়। ব্যবস্থাপকরা তথ্যভিত্তিক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এবং অডিট বা পর্যালোচনার সময় প্রয়োজনীয় রিপোর্ট সহজেই বের করতে পারেন। প্রতিটি কার্যক্রমের পিছনে থাকা ডেটা বিশ্লেষণ করে ভবিষ্যতের পরিকল্পনা তৈরি করা যায়।
নিরাপত্তা ও নিরীক্ষা:
ERP সফটওয়্যার ব্যবহারকারীর ধরন অনুযায়ী এক্সেস কন্ট্রোল দিয়ে থাকে, যার মাধ্যমে কেবল অনুমোদিত ব্যক্তি নির্দিষ্ট তথ্য দেখতে বা পরিবর্তন করতে পারে। প্রতিটি লগইন, পরিবর্তন বা অনুমোদনের রেকর্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ হয়, যা নিরীক্ষার সময় খুব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। নিয়মিত ব্যাকআপ এবং দুর্যোগকালীন পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা থাকায় তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত হয়।
আধুনিক প্রযুক্তি সংযোজন:
ERP সিস্টেমে ফিল্ড অফিসারদের জন্য মোবাইল অ্যাপ থাকতে পারে, যা অফলাইনে তথ্য সংরক্ষণ করে ইন্টারনেট সংযোগ পেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপলোড করে। SMS এর মাধ্যমে সদস্যদের ঋণ কিস্তি, সঞ্চয়ের আপডেট বা অন্যান্য বার্তা পাঠানো যায়। bKash, Nagad-এর মত মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিসের সাথে ইন্টিগ্রেশন থাকলে ডিজিটাল লেনদেন সহজ হয় এবং সদস্যদের দ্রুত সেবা দেওয়া সম্ভব হয়।